Как сдать декларацию УСН в 2026 году: полная инструкция для ИП и ООО

Декларация по упрощенной системе налогообложения — основной отчетный документ для бизнеса на УСН. Она подается один раз в год и отражает доходы, расходы и рассчитанный налог. В 2026 году действует обновленная форма декларации с изменениями, связанными с введением НДС для части упрощенцев и корректировкой лимитов.

Кто обязан подавать декларацию УСН

Декларацию должны сдавать все налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения — как организации, так и индивидуальные предприниматели. Обязанность сдавать отчетность сохраняется даже при отсутствии деятельности и нулевых показателях.

Не освобождает от сдачи декларации и наличие или отсутствие работников. Этот фактор влияет только на порядок расчета налога и заполнение определенных строк отчета.

Сроки подачи декларации в 2026 году

Крайние сроки подачи декларации по УСН за 2025 год различаются для организаций и предпринимателей:

Для ООО — не позднее 25 марта 2026 года. Поскольку 25 марта в 2026 году приходится на среду, переноса срока не происходит.

Для ИП — не позднее 25 апреля 2026 года. Так как 25 апреля 2026 года выпадает на субботу, срок переносится на ближайший рабочий день — 28 апреля 2026 года.

Новая форма декларации УСН с 2026 года

Для отчетности за 2025 год применяется обновленная форма декларации, утвержденная приказом ФНС от 26.12.2025 № ЕД-7-3/1017@. Документ вступил в силу 28 февраля 2026 года.

Основные изменения в новой форме:

Исключены повышенные ставки налога 8% и 20%, которые действовали в 2024 году при превышении промежуточных лимитов. С 2025 года эти промежуточные лимиты отменены.

Добавлены новые строки для раздельного учета фиксированных страховых взносов — строки 150-162 в разделе 2.1.1 для объекта "Доходы" и строки 290-320 в разделе 2.2 для объекта "Доходы минус расходы".

Исключены строки 101 из раздела 2.1.1 и 201 из раздела 2.2, где указывался признак применения налоговой ставки.

Обновлены штрихкоды страниц декларации.

ФНС рекомендует налогоплательщикам использовать новую форму, однако налоговые органы обязаны принимать декларации как по новой форме (приказ № ЕД-7-3/1017@), так и по предыдущей форме (приказ № ЕД-7-3/813@).

Структура декларации УСН

Декларация по УСН состоит из титульного листа и нескольких разделов. Какие именно разделы заполнять, зависит от выбранного объекта налогообложения и особенностей деятельности:

Титульный лист — обязателен для всех. Содержит общие сведения о налогоплательщике.

Раздел 1.1 — для плательщиков УСН с объектом "Доходы". Указываются суммы налога к уплате или уменьшению по итогам отчетных периодов.

Раздел 1.2 — для плательщиков УСН с объектом "Доходы минус расходы". Отражаются суммы налога, включая минимальный налог.

Раздел 2.1.1 — для объекта "Доходы". Содержит расчет налога.

Раздел 2.1.2 — для плательщиков торгового сбора (применяется в Москве). Отражаются суммы уплаченного сбора.

Раздел 2.2 — для объекта "Доходы минус расходы". Содержит расчет налоговой базы и налога.

Раздел 3 — для получателей целевых средств, имущества или благотворительной помощи. Заполняется при получении целевого финансирования.

Как заполнить декларацию УСН "Доходы"

Для налогоплательщиков с объектом "Доходы" заполнение декларации начинается с раздела 2.1.1, затем переходят к разделу 1.1 и завершают титульным листом.

Заполнение раздела 2.1.1

В строке 102 указывается признак налогоплательщика — код "1" для организаций и ИП с работниками, код "2" для ИП без работников.

Строки 110-113 содержат суммы полученных доходов нарастающим итогом: за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Строки 120-123 — ставка налога по каждому отчетному периоду. Стандартная ставка — 6%, но регионы могут устанавливать пониженные ставки.

Строки 130-133 — исчисленные суммы налога. Рассчитываются как произведение доходов на ставку налога.

Строки 140-143 — суммы страховых взносов, уплаченных (или подлежащих уплате с 2025 года для ИП) в отчетных периодах. За счет этих сумм можно уменьшить налог.

Строки 150-153 — для плательщиков торгового сбора. Заполняется только при применении торгового сбора в Москве.

Заполнение раздела 1.1

После расчета налога в разделе 2.1.1 данные переносятся в раздел 1.1:

Строка 020 — сумма авансового платежа к уплате за первый квартал.

Строка 040 — сумма авансового платежа к уплате за полугодие. Если получилась отрицательная величина, она указывается в строке 050 как сумма к уменьшению.

Строка 070 — сумма авансового платежа к уплате за девять месяцев, или строка 080 — к уменьшению.

Строка 100 — налог к уплате по итогам года, или строка 110 — к уменьшению.

В строке 010 указывается код по ОКТМО. При смене места нахождения в течение года коды указываются в строках 030, 060 и 090.

Как заполнить декларацию УСН "Доходы минус расходы"

Для объекта "Доходы минус расходы" заполняются разделы 2.2 и 1.2. Порядок заполнения — сначала раздел 2.2 с расчетами, затем раздел 1.2 с итоговыми суммами.

Заполнение раздела 2.2

Строки 210-213 — доходы нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Строки 220-223 — расходы нарастающим итогом за те же периоды. В расходы включаются только затраты из закрытого перечня, установленного статьей 346.16 НК РФ, при условии их фактической оплаты и экономической обоснованности.

Строки 230-233 — убыток прошлых лет, на который уменьшается налоговая база текущего периода.

Строки 240-243 — налоговая база, рассчитанная как разность между доходами и расходами с учетом убытка прошлых лет.

Строки 260-263 — ставка налога. Стандартная ставка — 15%, регионы могут снижать ее до 5%.

Строки 270-273 — исчисленные суммы налога (произведение налоговой базы на ставку).

Строка 280 — сумма минимального налога за год (1% от годовых доходов).

Заполнение раздела 1.2

Раздел 1.2 заполняется на основе данных раздела 2.2:

Строка 020 — авансовый платеж к уплате за первый квартал.

Строка 040 — авансовый платеж к уплате за полугодие, или строка 050 — к уменьшению.

Строка 070 — авансовый платеж к уплате за девять месяцев, или строка 080 — к уменьшению.

Строка 100 — налог к уплате по итогам года, или строка 110 — к уменьшению.

Строка 120 — минимальный налог к уплате, если он больше налога, исчисленного в обычном порядке.

Заполнение титульного листа декларации

Титульный лист заполняется в последнюю очередь и содержит общие сведения:

ИНН и КПП — для организаций указываются оба реквизита, для ИП только ИНН, поле КПП остается пустым.

Номер корректировки — "0" для первичной декларации, "1", "2" и так далее для уточненных.

Налоговый период — код "34" для календарного года, "50" — при реорганизации или ликвидации, "95" и "96" — при прекращении деятельности на УСН.

Отчетный год — 2025 для декларации, подаваемой в 2026 году.

Код налогового органа — четырехзначный код ИФНС, в которую подается декларация.

Код по месту учета — для организаций "210", для ИП "120".

Наименование налогоплательщика — полное название организации или ФИО индивидуального предпринимателя.

Код вида экономической деятельности по ОКВЭД.

Номер контактного телефона.

Количество страниц декларации и приложенных документов.

В нижней части титульного листа указывается код подписанта — "1" для руководителя организации или самого ИП, "2" для представителя по доверенности. Ставится подпись и дата подписания.

НДС для плательщиков УСН в 2026 году

С 1 января 2026 года плательщики УСН с годовым доходом свыше 20 млн рублей становятся плательщиками НДС. При превышении лимита в 20 млн рублей появляется обязанность применять ставку НДС 5%. Если доход превысит 272,5 млн рублей, применяется ставка 7%.

Упрощенцы, ставшие плательщиками НДС, обязаны дополнительно к декларации УСН сдавать ежеквартальные декларации по НДС — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом.

Способы подачи декларации УСН

Декларацию можно подать одним из следующих способов:

В электронном виде через операторов электронного документооборота — обязательный способ для организаций и ИП со среднесписочной численностью работников более 100 человек. Для остальных — рекомендуемый, так как исключает ошибки при передаче данных и сокращает время на сдачу отчетности.

Через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС — доступно для ИП. Позволяет заполнить и отправить декларацию онлайн без использования специализированного ПО.

На бумажном носителе — лично в налоговой инспекции или через представителя по доверенности. При подаче на бумаге декларация заполняется в двух экземплярах, один остается в ИФНС, второй с отметкой о приеме возвращается налогоплательщику.

По почте с описью вложения — датой подачи считается дата отправки по почтовому штемпелю.

Штрафы за несвоевременную подачу декларации

За нарушение срока подачи декларации предусмотрены следующие санкции:

Штраф по статье 119 НК РФ — 5% от неуплаченной в срок суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки. Минимальный штраф — 1000 рублей, максимальный — 30% от суммы налога.

Блокировка расчетного счета — при просрочке более 20 рабочих дней после установленного срока налоговая инспекция вправе заблокировать операции по счетам организации или ИП.

Штраф для должностных лиц — от 300 до 500 рублей по статье 15.5 КоАП РФ за непредставление декларации в срок.

Частые ошибки при заполнении декларации

Неправильный выбор объекта налогообложения в титульном листе. Код "1" соответствует объекту "Доходы", код "2" — объекту "Доходы минус расходы".

Несоответствие КБК в платежных документах и данных декларации. Важно использовать актуальные коды бюджетной классификации.

Ошибки в расчете страховых взносов, уменьшающих налог. Организации и ИП с работниками не могут уменьшить налог более чем на 50%, а ИП без работников — на полную сумму взносов.

Неучет авансовых платежей при расчете налога к уплате по итогам года. В годовой декларации необходимо вычесть все уплаченные в течение года авансы.

Включение в расходы при УСН "Доходы минус расходы" затрат, не предусмотренных статьей 346.16 НК РФ. Перечень расходов закрытый, и учесть можно только те затраты, которые в нем указаны.

Неправильный расчет минимального налога. Минимальный налог всегда рассчитывается от доходов (1%), а не от налоговой базы.

Хранение декларации и подтверждающих документов

Декларацию УСН и первичные документы, подтверждающие доходы и расходы, необходимо хранить не менее пяти лет. Отсчет срока начинается с года, следующего за отчетным.

Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) также следует хранить в течение пяти лет. Хотя подавать КУДиР вместе с декларацией не требуется, налоговая инспекция может запросить ее при проведении камеральной проверки.

Рекомендуется хранить копии деклараций с отметкой налогового органа о приеме или квитанции о приеме при электронной подаче. Эти документы могут потребоваться для подтверждения факта своевременной сдачи отчетности.