Гарантийное письмо о предоставлении юр. адреса

В некоторых случаях такой адрес можно оформить на домашнюю прописку, но чаще всего организации выбирают регистрацию на адрес арендуемой площади. В этом случае собственник помещения должен выразить свое согласие, написав гарантийное письмо.,

1. Пример гарантийного письма

Скачать шаблон гарантийного письма:

• Скачать шаблон для физ.лица DOC, 26 KB
• Скачать шаблон для юр.лица DOC, 27 KB

2. Когда нужна письменная гарантия

Попросить арендодателя о написании данного документа можно для разных целей:

• Его часто запрашивают в налоговой при постановке нового ООО на регистрационный учет;
• Письмо с гарантией поможет обезопасить компанию, если у нее не было возможности проверить контрагента и убедиться в его порядочности;
• Гарантия важна, если компания хочет получить подтверждение тому, что недвижимость будет сдана в аренду именно ей.

Важно учесть, что гарантия в письменном виде, даже правильно оформленная и содержащая все детали запланированной сделки, не является предварительным договором и ни к чему фактически не обязывает владельца объекта недвижимости.

3. Кто должен составлять документ

Гарантию предоставляет арендодатель будущему арендатору, поэтому составлять письмо должен сам владелец недвижимости. В нем должно быть сказано о согласии сдать помещение в аренду определенной компании. Не важно, кем является собственник - физическим или юридическим лицом: любой из них может правомерно предоставить ООО гарантию на получение юр.адреса.

Разницы в шаблонах при оформлении письма от юр.лица или физ.лица нет.

4. Что должно быть в содержании

Письмо для арендодателя составляется вручную, на листе А4, в стиле деловой переписки.

В содержании гарантийного письма должна быть информация:

• О арендодателе: реквизиты, если он является юридическим лицом или паспортные данные, если собственник - физическое лицо.
• О налоговом органе, который будет регистрировать компанию: его наименование и адрес.
• О самом помещении: размер, адрес, особые адресные элементы (номер офиса, этаж и т.п.)
• О фирме, с которой планируется заключить договор аренды: ее название, фамилия и инициалы директора.
• В тексте письма необходимо указать на разрешение предоставить компании объект недвижимости в пользование на основании договора аренды.

Документ требуется подписать, указать дату и при наличии печати - заверить ей. Юридические лица составляют документ на фирменном бланке.

5. Как оформить письмо с гарантией

Конкретных бланков для гар. письма ФНС не предоставляет: такой документ разрешается подготовить в свободной форме. Но, инспекторы примут гар. письмо, только если в нем будет отражена обязательная информация.

Гарантийное письмо составляется по стандартному шаблону - с “шапкой”, заголовком, текстовой частью и подписью составителя.

В шапке гарантии указываются данные собственника с реквизитами и контактной информацией. Важно предоставить действующий номер телефона - по нему инспектор будет связываться с автором гарантии. Под данными составителя указывается компания-адресат и наименование налогового органа, в котором пройдет регистрация нового ООО.

Текстовую часть нужно озаглавливать фразой “Гарантийное письмо” и описать ряд обязательных положений в свободной форме. Здесь необходимо сформулировать саму гарантию и указать данные объекта. Внесите в текстовую часть:

• Фразу о возможности передачи объекта недвижимости в арендное пользование;
• Выразите намерение собственника заключить договор аренды с указанной компанией;
• Предоставьте гарантию, что заключите договор лишь в случае, если компания будет поставлена на учет;
• Опишите объект недвижимости для аренды: ее адрес, площадь и другие адресные элементы;
• Подтвердите законность владения и отсутствие препятствий для использования объекта. Можно прописать, что помещение не в кредите, не в залоге, не в аресте и т.п.

Слова о законности владения должны подтверждаться копиями документов о праве собственности - приложите их к письму. Подпишите документ и если есть печать - воспользуйтесь ей.

6. Подача гарантийного письма в ИФНС

Гарантия пишется собственником недвижимости по запросу арендатора. Когда арендатор получает документ, он сам подает его в налоговый орган, чтобы ИФНС зарегистрировала юридический адрес.

Направить документы в ИФНС можно разными способами:

• Принести на прием в ИФНС. Все учредители должны собраться вместе и предоставить остальные документы для регистрации компании.
• Подать через представителя, на которого выписана доверенность (она должна быть заверена нотариально).
• Дистанционно можно направить документ ценным письмом по почте или курьерской службой. Если отправляете ценное письмо, обязательно заполните опись вложения, а при отправке курьером - заранее уточните в доставке, отправляют ли они документы в гос.органы.
• Подать документы для регистрации ООО онлайн можно с помощью сервиса ФНС, но для этого у вас должна быть усиленная электронная подпись.,

После подачи гарантийного письма следует предупредить арендодателя, что представитель инспекции может позвонить для проверки. Если собственник помещения не подтвердит подлинность гарантии, то юридический адрес компания не зарегистрирует.

Если ООО будет регистрировать юридический адрес на прописку или собственность одного из членов компании, то предоставлять гарантийное письмо в ФНС не потребуется.

7. Можно ли указать домашний адрес в качестве юридического

Если ООО не занимается производством и его деятельность не нужно лицензировать, то допускается оформление юридического адреса на домашний. Домашним может считаться адрес недвижимости во владении одного из участников или директора, адрес прописки или жилое помещение, проживать в котором член ООО может на иных законных основаниях. Например, можно зарегистрировать юр.адрес на жилье, в котором член компании проживает по договору пожизненного содержания иждивенца.

Чтобы ФНС зарегистрировала юридический адрес на домашний, потребуется получить от собственников жилого помещения письменное согласие.